如何毫无痛苦地组织大型活动

几乎每家公司,无论规模大小,都会在某个时刻组织一次活动。无论是为新客户举办的小型交流活动,还是来自世界各地的员工和合作伙伴的大型聚会,活动管理的主要原则始终适用。

今年早些时候,我们组织了 Odoo 开放日活动。这项活动已经举办了五年,但这一次我们想把它办得更大(更好!)。对于我们这个小规模的营销团队来说,组织一次为期 3 天、有 2000 人参加的活动是一项颇具挑战性的任务。我以前组织过很多活动,但对我的一些同事来说,这是第一次。在几周的准备过程中,我们学到了一些宝贵的经验,这将有助于我们明年组织更好的 Odoo 开放日活动。以下是我们的收获:

活动前的准备工作

1.做好准备并通知所有人
最重要的事情之一就是让整个公司为即将到来的活动做好准备。不仅是营销团队,还有销售人员、开发人员,甚至是会计和人力资源部门的员工。每个人都应了解此次活动、主要目的以及公司想要实现的目标。销售人员可以通知他们的(潜在)客户,开发人员可以准备要介绍的主题,等等。

2.提前开始
组织这样一个大型活动至少应提前六个月开始。预订地点、寻找发言人、寻找最好的餐饮公司等等。在宣传的早期阶段,提供优惠的早鸟票以吸引人们。与媒体、大学和其他协会建立伙伴关系,他们可以为你的活动制造话题,帮助你吸引更多参与者。尽早启动营销战略--在社交媒体渠道上宣布活动,向合作伙伴发送邮件,为最重要的客户制作 VIP 邀请函。

3.通知观众并记录一切
确保所有参与者在活动前都清楚了解活动地点和日程安排。有些人可能从国外来,不知道活动举办地的国家/城市。在您的活动页面上创建 "有用信息 "部分,为参与者提供信息--从如何到达会场、预订哪家酒店、该地区好餐馆的详细信息等。写清楚如何到达会场,并提供紧急电话号码,以便迷路的与会者可以打电话向你的工作人员求助。
第二个重要部分是事先记录一切。创建一份清晰的登记表,记录每位参与者的所有详细信息,以便在活动开始前准备好胸卡和欢迎礼包。最糟糕的情况莫过于数百人在你的欢迎台前排队等候胸牌,因为他们的名字缺失或拼写错误。

活动期间的活动

4.将活动的每个领域分配给一个人负责
为了避免出现登记混乱或演讲和研讨会并行的问题,您需要对员工进行明确的任务分工。让一个人负责餐饮区,一个人负责迎宾台,一个人负责每个研讨会的组织工作,等等。每个人都将负责一个在特定领域工作的小组,但每个部门都必须有一个明确的领导者--能够负责、及时解决出现的问题并将较小的任务分配给小组中的其他人。

5.做好万全准备
在如此繁忙的大型活动中,可能会发生很多事情。一定要为可能发生的任何 "灾难 "做好准备,并制定 B 计划(制定 C 计划和 D 计划也很有用)。试想一下,如果承办宴会的人没有带来足够的食物,或者停电了,或者大雨破坏了您的户外活动--您需要做好准备来处理这些问题,并立即解决它们。

6.保持积极的态度和良好的心情
无论发生什么事,无论压力有多大,都要保持微笑,保持好心情。这一点比你想象的更重要。你不想让客户、合作伙伴和其他与会者看到你压力过大、脾气暴躁、到处乱跑并对员工大吼大叫。如果你能在活动中营造愉快、积极的氛围,让人们(包括你的员工和活动参与者)保持愉悦的心情,即使食物冰冷或工作坊日程安排混乱,他们也会享受活动。

活动结束后的工作

7.跟进
不要以为活动结束后,你的工作就完成了!后续工作是至关重要的一部分。向参与者发送调查问卷,征求他们对活动的意见(这能为你提供很好的建议,帮助你下次更好地开展活动,改进哪些方面,保留哪些方面)。或者向他们发送一封带有特别优惠的 "感谢 "邮件--总结活动成果,感谢他们的参与,并为他们提供特别的服务折扣。当然,还可以在社交媒体上发布照片,撰写关于活动的博客,发布在研讨会和其他活动期间拍摄的视频。

8.分析和评估
活动结束、所有员工都休息好后,组织一次评估会议。大家坐在一起,仔细研究参与活动前期组织工作的人员提出的所有反馈意见。您可以轻松找到薄弱环节和需要改进的部分,并收集有趣的想法,以便下次更好地组织活动!

9.说声 "谢谢"
最后但并非最不重要的一点是,不要忘记感谢员工为活动付出的辛勤劳动!

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