如何轻松进行发票对账


"收入是虚荣,现金流是理智,但现金才是王道"。

如果你以前听过这句话,就不难理解发票对账如何以及为何如此重要。

如果您知道这句话,但并不真正了解它的含义,那您就来对地方了。即使您在技术上不从事会计工作,但您需要处理财务问题,那么了解发票对账是必须的。

什么是发票对账?

这是将银行对账单上的信息与您进出的发票进行匹配的过程。
如果不尽快整理,记录欠款和应付账单就会变得混乱不堪,成为一场噩梦。 您需要随时掌握谁已付款、谁未付款,以及哪些账单尚未支付。

此外,核对发票也是一项重要的会计工作--它能确保所有账目保持干净整洁,账簿中的每一笔分录都能正确匹配。

最小输入,最大输出

输入对账所需的数据不应该是一项艰苦的工作,也不应该花费大量时间。不是每个做生意的人都有时间(或兴趣)盯着数字和电子表格。为了使这一过程更加简单,最好的解决方案是使用一款软件,将银行对账单上的付款与未结发票进行半自动匹配。

罢工!

现在,如果您必须逐一核对银行对账单上的每一个项目,通过搜索所有未结发票逐一与每张发票对账,不难看出这可能会变得很乏味。理想情况下,您需要一个系统,将所有发票与最匹配的付款条目排列在一起,然后一次性完成对账。只说一次 "是"!就像打保龄球时的击球一样--把球一个个打出去,然后一次又一次地把球扔出去,这绝对是件痛苦的事。如果系统祝贺你的进步和时间表现呢?

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我的数字不匹配

如果银行对账单上的所有金额与发票上的金额完全一致,那就再好不过了,但中彩票或世界和平也是如此。但如果数字不符,也不要紧张。这可能有多种原因,但不用担心,所有原因都有解决方案,只等您来选择。

通常,发票不匹配有五大原因:
1.也许您为提前付款提供了折扣。
2.可能有银行费用,如货币兑换或国际支付费用。
3.或者余款以后再付?
4.系统中可能缺少发票或支出票据 5.
5.最后(不幸的是),你意识到发票永远不会完全支付,因此未支付的部分需要在损益表中列为损失。

还有一个数字 6...
6.客户为发票支付了过多的费用,这部分费用可以作为额外利润计入损益表。

但是,第六种情况只有在你的梦中才会发生,所以我们又回到了五种原因!

理想情况下,一旦找出原因,就应立即采取正确的措施加以处理(将发票归档、填写支出票据、将差额记为损失等)。

虽然这些是主要情况,但可能不止我们提到的五种情况。好的做法是找出可能发生的其他情况,并将其添加进来。
未付金额应自动显示在原始发票上。然后,就可以进行部分对账了!

无论您是否是会计师,处理发票对账都是至关重要的--我们希望这篇博客能对您的工作有所帮助!

关于发票对账的其他几个要点
* 对账可以帮助您掌握公司最宝贵的资产--现金!
* 正确的对账可以帮助你发现任何欺诈行为--但为了有效起见,做账和取款的人应该与银行对账的人不同,除非这些事情都由你来做。
* 使用一个允许你进行部分对账、保留发票并允许你添加任何额外字段的系统。


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